10 reguli de aur ale productivitatii

Indiferent de tehnicile si planurile de lucru adoptate, sunt cateva reguli pe care trebuie sa le respecti daca vrei sa ai randament. Iata 10 reguli de aur ale productivitatii.

10 reguli de aur ale productivitatii

Indiferent de tehnicile si planurile de lucru adoptate, sunt cateva reguli pe care trebuie sa le respecti daca vrei sa ai randament. Iata 10 reguli de aur ale productivitatii.

  • Creierul este mai bun la creatie decat la memorare si planificare

Asa ca nu il folosi ca pe un rolodex, nu pentru asta exista, desi ignoram frecvent acest aspect. Prima regula a productivitatii este ca informatia despre tot ce trebuie sa faci sa fie intr-un loc sigur, insa in afara creierului. Cuvantul cheie in acest caz nu este “creier”, ci “exterior”. Poate fi stilou si hartie sau cea mai performanta aplicatie pe telefonul mobil, nu conteaza, atat timp cat vei putea accesa si procesa oricand task-urile. Foloseste-ti creierul sa faca ceea ce stie cel mai bine: sa creeze, iar alte unelte care sa te ajute sa iti aduci aminte ce ai de facut.

  • Intodeauna este o persoana care se ocupa de un task anume

Iar acea persoana nu esti neaparat tu. Acesta este al doilea cel mai popular motiv pentru productivitate catastrofica: nu delegam, fie de teama unor rezultate slabe, fie din ignoranta sau alte milioane de motive. Singurul rezultat logic din aceasta abordare este ca, la un moment dat, vei avea atat de multe de facut, incat vei claca. Sa delegi poate fi cu dus si-ntors, este o arta si o stiinta, in acelasi timp, in a delega. Un sfat ar fi sa delegi inainte de a intra intr-o situatie de criza, din timp. Daca o faci dupa, este un semn ca nu esti convins si nici proactiv, delegi doar pentru ca te afli in pericol.

  • Daca un task poate fi facut in urmatoarele doua minute, fa-l imediat

Aceasta tehnica iti va oferi foarte multe beneficii, pentru ca te preseaza sa pui un “timing” pe fiecare task pe care il ai de facut. Va trebui sa gandesti in termeni de “cat timp imi va lua sa fac asta”, in loc de “cat de mult iti place sa fac asta”. Si daca realizezi ca poti sa scapi de task in doua minute, devine irelevant daca iti place sau nu task-ul respectiv. In plus, dupa aceea vei avea timp sa faci ceea ce intr-adevar iti place. Incearca sa estimezi cat mai precis timpul pe care il vei folosi pentru un task si, daca dureaza mai putin de doua minute, nu mai sta pe ganduri.

  • Daca nu este scris, nu exista

Daca te gandesti sa faci ceva, dar nu il treci in exteriorul creierului, precum regula 1, nu exista, de fapt. Este mai mult un stil de viata decat o simpla regula. O alegere impovaratoare la inceput, pentru ca va trebui sa te opresti in momentul in care te gandesti sa faci ceva si sa-ti golosti mintea de acel lucru, dar foarte productiv pe termen lung. Punand totul intr-o forma scrisa devii mai responsabil si inveti sa prioritizezi ce ai de facut.

  • Daca un task contine mai mult de un verb, atunci ai de-a face cu doua task-uri

Si, care este problema? Problema este ca, mult mai des decat ai crede, vei face doar o parte din task, iar pe al doilea il vei lasa suspendat. Deci, ai inceput sa lucrezi la acel task, dar nu stii cand il vei termina. Mai mult, in momentul in care vei realiza ca ai mult de doua verbe intr-un task, vei gandi deja in termeni de “proiect”. Acest obicei va dezvolta, in timp, o abordare mai rapida si mai clara de a duce la bun sfarsit sarcinile.

  • Identifica si onoreaza fiecare context al task-ului.

Traim, din fericire, in contexte diferite, unul in care lucram si unul in care traim/locuim, de cele mai multe ori. Atribuind contextul potrivit fiecarui task, vei avea sentimentul ca esti in locul potrivit, la momentul potrivit. Fara sa folosesti contexte, vei simti presiune si ca inca mai ai task-uri pe agenda, pe care nu le vei termina la timp.

  • Task-urile nefinalizate se vor transforma in probleme

Prin itemi nefinalizati intelegem task-uri de care nu te-ai mai ocupat de multa vreme, poate chiar luni sau ani de zile. Toti avem astfel de task-uri si este ok, dar mai devreme sau mai tarziu te “vor manca de viu”. Fiecare task care nu este finalizat (marcat ca terminat, amanat sau sters din sistem) se va transforma intr-o povara. Asa ca scapa de aceste task-uri cat mai repede.

  • Daca produce mai multa munca decat rezolvare, acel task trebuie sters din sistem

Scopul fiecarui task este de a rezolva o anumita situatie. Unele sarcini sunt legate intre ele si foarte multe proiecte sunt construite in task-uri si subtask-uri. Dar daca la sfarsitul unui task mai gasim 10 probleme pe care nu le aveam, inseamna ca este o problema si trebuie sa reconsideri task-ul respectiv. De cele mai multe ori, cand ai zeci, sute de micro-task-uri legate intre ele, ajungi sa stergi totul si sa incepi de la zero.

  • Timpul de lucru incepe la ora 09:00 si se incheie la 17:00. Punct.

Pastreaza in ceea ce priveste programul o anumita structura de timp si fii foarte fidel/a programului stabilit. La sfarsitul zilei de lucru, sparge usa catre iesire, daca trebuie. Una dintre multele consecinte pozitive este accea ca vei fi “fortat” sa fii mai bun in ceea ce faci.

  • Cel mai productiv mod de lucru este cel care functioneaza pentru tine

Nu te tine dupa “trend”, nu adopta orice noua formula doar pentru ca suna bine, s-ar putea sa nu fie buna pentru tine. Ca in orice zona din viata, cautarea celei mai productive tehnici se va stabiliza la un moment dat. Poate dura 6 luni sau doi ani, insa vei deveni comfortabil cu un set de tehnici si unelte specifice tie. Ramai la ceea ce functioneaza pentru ca stii ce se spune: “if it’s working, don’t break it”.

Am gasit aceste sfaturi pe blog-ul dragosroua.com. Speram sa va fie utile 🙂

Pe curand!